การ Free Records

เคยไหมค่ะ อยู่ ๆ ก็มีคนมาถามว่าหนังสือเล่มนี้ไม่สามารถ update ได้ ผู้ที่ถามไม่ใช่ชาว catalog เท่านั้น มีเพื่อนร่วมงานจากฝ่ายบริการด้วย ใหม่ ๆ ดิฉันก็งงค่ะ คิดว่าหนังสือเล่มนั้นมีข้อผิดพลาดจากการทำงานของเรา หรือว่าระบบ จนในที่สุดก็พบคำตอบ มาดูคำเฉลยกันนะ

เมื่อพบว่าเลขระเบียนของหนังสือเล่มนั้นไม่สามารถ update ได้ให้แสดงข้อมูลของเลขระเบียนนั้น แล้วลองสังเกตดูว่าตัวอักษรที่แสดงว่า edit เป็นตัวจาง และทางมุมขวามือจะแสดงว่า view only mode ให้ทำตามขั้นตอนดังนี้

1.?click ที่ admin
2.?ไปที่ free record in use
3.?พิมพ์เลขระเบียนที่ไม่สามารถ edit ได้
4.?click check
5.?แล้วจะพบข้อความว่า checking .b? The record is in use by the system พร้อมทั้งระบุชื่อคนที่กำลังใช้ bib นี้อยู่ (ซึ่งบางครั้งก็ไม่มีคนใช้ แต่ระบบบอกอย่างนั้น)
6.?เครื่องจะถามว่าต้องการ clear record หรือไม่ให้ตอบ Yes
7.?สามารถทำงานต่อไปได้ค่ะ โดยกลับไปสู่หน้าจอ edit
?สำหรับ item ก็เหมือนกันเปลี่ยนจาก bib. เป็น item เท่านั้นเองเป็นไงค่ะง่ายไหมค่ะ

ฝ่ายวิเคราะห์ทรัพยากรห้องสมุดและทำรายการ
มุกดา มีลาภ