การ Export records ข้อมูลเพื่อส่งหนังสือออก

การส่งหนังสือออกบริการเป็นขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการทำงานของฝ่ายวิเคราะห์ทรัพยากรฯ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วในขั้นตอนนี้จะต้องหยิบหนังสือมาพิมพ์ทีละเล่ม พิมพ์ตามแบบฟอร์ม FM สก. 56-2-1 คือ เริ่มพิมพ์ตั้งแต่เลขเรียกหนังสือ ผู้แต่ง ชื่อเรื่อง หรือบางท่านอาจจะเข้าไปคัดลอกข้อมูลจากฐานข้อมูลหนังสือเล่มที่จะส่งออกทีละเล่ม ซึ่งจะทำให้เสียเวลา และโอกาสที่จะเสี่ยงจากการไปทำให้ข้อมูลในฐานผิดพลาดหรือคลาดเคลื่อนไปจากของเดิมเป็นไปได้สูงมาก หรือถ้าร้ายแรงไปกว่านั้น เมื่อไปคลุมดำข้อความที่ต้องการจะคัดลอกแล้วคลิกเม้าส์ขวา แทนที่จะใช้คำสั่ง Copy แต่กลับใช้คำสั่ง delete field ข้อมูลในส่วนนั้นอาจจะหายไปได้ บางคนอาจจะบอกว่า ?ก็เวลาออกจากหน้าจอนั้นระบบจำถามว่า Do you want to save changes? ให้ตอบ NO ก็นั่นแหละถามว่าโอกาสที่จะตอบว่า Yes ได้ไหมก็เป็นไปได้เหมือนกัน เพราะโดยทั่วไปคนเราจะพลั้งเผลอกันได้

วิธีการในการส่งหนังสือที่ใช้เวลาน้อยหรือประหยัดเวลา ไม่ต้องเข้าไปยุ่งกับฐานข้อมูล และได้รายชื่อหนังสือส่งออกที่ถูกต้องไม่ผิดพลาดเลยยกเว้นในฐานข้อมูลพิมพ์ผิด คือ การ Export records? ข้อมูล ซึ่งจากการที่เราได้อบรมวิธีการทำ Review file กันมาแล้ว นำมาประยุกต์ใช้กับการทำรายชื่อหนังสือส่งออก โดยมีวิธีการดังต่อไปนี้

ที่หน้าต่าง Create Cists

1. ทำ Review file ข้อมูลที่ต้องการส่งออก (ขั้นตอนการทำตามที่ได้อบรมกันมา)

2. คลิกที่ Sort records จะพบหน้าจอ Sorting fields ดับเบิลคลิกที่ Type เลือก Bibliographic กด OK ดับเบิลคลิก field เลือก Title ถ้าต้องการให้เรียงตามชื่อเรื่อง เลือก Author ถ้าต้องการให้เรียงตามชื่อผู้แต่ง กด OK หลังจากเลือกเสร็จแล้วให้คลิกที่ Sort/Save

3. ไปคลิกที่ Export Records ปรากฏหน้าจอ Export Format ต้องการให้เรียงข้อมูลอะไรก่อนหลัง ที่ Type ดับเบิลคลิก เลือก Bibliographic กด OK ที่ Field ดับเบิลคลิก เลือก Call # กด OK ไปที่ Append (เพื่อเพิ่มบรรทัด) ที่ Type ดับเบิลคลิก เลือก Bibliographic ที่ Field ดับเบิลคลิก เลือก Author กด OK และไปที่ Append อักครั้งเพื่อเพิ่มบรรทัด ที่ Type ดับเบิลคลิก เลือก Bibliographic กด OK ที่ Field ดับเบิลคลิก เลือก Title กด OK

4. ที่ Field delimiter คลิก 1 ครั้ง พบหน้าจอ Choose Delimiter คลิกที่ None กด OK ที่ Text qualifier และ Repeated field delimiter ให้ทำเช่นเดียวกับที่ Field delimiter เมื่อทำขั้นตอนเสร็จแล้วไปที่ คลิก Browse จะปรากฏหน้าจอที่จะให้ข้อมูลไปลง เช่นต้องการให้ไปลงที่ Desktop ก็คลิกที่ Desktop ในช่อง File Name ให้ตั้งชื่อ file เช่น GP ส่งออก แล้วกด Save ที่หน้าจอ Export Format กด OK

5. เรียกข้อมูลที่ Export มาเพื่อแก้ไข หรือปรับข้อมูลให้เหมาะสม ถูกต้อง ซึ่งจะมีข้อมูลบางอย่างที่เราไม่ต้องการ เช่นหลังชื่อเรื่องจะมีเครื่องหมาย / และชื่อผู้รับผิดชอบหรือชื่อเรื่องภาษาอังกฤษ เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้ว Copy ข้อมูลทั้งหมดไปลงที่แบบฟอร์มรายชื่อทรัพยากรสารสนเทศส่งออก ในกรณีที่ชื่อเรื่องยาวเกิน 1 บรรทัด ก็ให้ปรับข้อมูลอีกครั้ง พร้อมกับ เพิ่มจำนวนเล่ม

แค่นี้เราก็จะได้รายชื่อทรัพยากรสารสนเทศส่งออกที่ถูกต้องรวดเร็ว ขั้นตอนการทำอาจจะดูว่ามาก แต่จริง ๆ แล้วใช้เวลาไม่นาน ทั้งนี้ทั้งนั้นถ้าใครคิดว่าตนเองมีวิธีการที่ดีกว่านี้ก็ช่วยบอกกันบ้างนะค่ะ

ฝ่ายวิเคราะห์ทรัพยากรห้องสมุดและทำรายการ
พรทิพย์ รักบุรี